Privacybeleid

1. Wie zijn wij

VLAK is een dienst die wordt aangeboden vanuit Nederland. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via vlak.app en de iOS app “VLAK Scanner” worden verwerkt.

• Naam:VLAK (eenmanszaak)
• Adres:Zomerluststraat 25-0003, 2012 LL Haarlem
• KvK-nummer:42088477
• E-mail:info@vlak.app

2. Welke gegevens verwerken wij

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren:

Accountgegevens

Je naam, e-mailadres en versleuteld wachtwoord. Aangevuld met de bedrijfsnaam en optionele contactgegevens (telefoon, adres, KvK, btw) die op je meetrapporten verschijnen.

Projectgegevens

Adresgegevens van de woningen die je opmeet. Dit zijn dus niet jouw gegevens, maar die van de woning waarvoor je het rapport maakt.

Scan- en meetdata

USDZ 3D-modellen en JSON metadata van Apple RoomPlan LiDAR-scans, of geüploade FML-bestanden (Floorplanner-export). Deze data bevat de geometrie van de woning, geen persoonsgegevens van bewoners.

Camera- en LiDAR-toegang (iOS)

De iOS app gebruikt de camera en LiDAR-sensor uitsluitend voor het uitvoeren van een ARKit / RoomPlan scan. Beelden en sensor-data blijven lokaal tot je een scan upload start.

Betalingsgegevens

Betalingen verlopen via een gecertificeerde betaaldienst (PCI-DSS). Wij slaan zelf geen creditcard- of bankgegevens op; wij ontvangen alleen de betaalstatus en het bedrag.

Technische logs

Beperkte server- en foutlogs die nodig zijn om de dienst betrouwbaar te houden. Geen gedragsanalyse of profilering.

3. Waarvoor en op welke rechtsgrond

De AVG vereist dat we voor elke verwerking een doel en een rechtsgrond hebben.

• Uitvoering van de overeenkomst: accountgegevens, projectgegevens en scans hebben we nodig om je de dienst te leveren waar je voor betaalt of waar je een gratis account voor hebt aangemaakt.
• Wettelijke verplichting: betalings- en factuuradministratie bewaren we conform de fiscale bewaarplicht (zeven jaar).
• Gerechtvaardigd belang: technische logs en beveiliging gebruiken we om de dienst stabiel en veilig te houden. We hebben hier een afweging gemaakt tussen jouw belangen en de onze.
• Toestemming: voor camera- en LiDAR-toegang in de iOS app vraagt het besturingssysteem expliciet om toestemming. Je kunt deze in de iOS-instellingen op elk moment intrekken.

4. Hoe lang bewaren wij gegevens

• Accountgegevens en projecten: zolang je account actief is. Na verwijdering van het account worden gegevens binnen 90 dagen permanent verwijderd, met uitzondering van wat we wettelijk moeten bewaren.
• Scan- en meetdata: zolang het bijbehorende project bestaat. Je kunt een project op elk moment zelf verwijderen.
• Facturen en betalingsadministratie: zeven jaar, conform fiscale bewaarplicht.
• Technische logs: maximaal 90 dagen.
• Lokale data in de iOS app (camera/LiDAR): blijft alleen op het apparaat en wordt gewist zodra je de scan upload of de scan-sessie afsluit.

5. Met wie delen wij gegevens

We schakelen een beperkt aantal verwerkers in. Met al deze partijen hebben we een verwerkersovereenkomst.

Vercel (hosting van de website)

De website vlak.app draait op Vercel. Vercel verwerkt technische verzoek- en foutlogs (waaronder IP-adressen) om de site uit te serveren; onze omgeving draait in de EU-regio Frankfurt. Vercel is een Amerikaanse onderneming; doorgifte valt onder de EU-modelcontractbepalingen.

Supabase (database, authenticatie, opslag)

Account-, project- en scangegevens worden opgeslagen in Supabase, in een EU-regio (Frankfurt of Amsterdam, AWS-infrastructuur).

Moneybird (facturatie & incasso)

Verzorgt facturen en de automatische SEPA-incasso van abonnementen, via de gecertificeerde betaaldienst Moneybird Online Betaalmethoden (technisch afgehandeld door Adyen). Wij ontvangen alleen de betaalstatus en het bedrag, geen volledige bankrekening- of kaartgegevens.

Transactionele e-mail (Brevo)

E-mails voor wachtwoord-reset, e-mailverificatie en accountmeldingen worden verzonden via Supabase Auth en Brevo. Wij sturen geen marketingmails zonder jouw toestemming.

Google (Analytics)

Alleen na jouw toestemming via de cookiebanner meet Google Analytics geanonimiseerd het websitebezoek. Google is verwerker; gegevens kunnen naar de Verenigde Staten worden doorgegeven onder de EU-modelcontractbepalingen. Weiger je, dan wordt Google Analytics niet geladen.

Apple TestFlight / App Store

Distributie van de iOS app. Apple ontvangt installatie- en crashstatistieken volgens haar eigen privacybeleid.

Wij verkopen geen gegevens en delen geen gegevens met advertentienetwerken of data brokers.

6. Doorgifte buiten de EU

Onze primaire opslag (Supabase) staat in de EU. Een aantal verwerkers (Google Analytics, Apple en onze betaaldienst) verwerkt gegevens mogelijk ook buiten de EU. Voor zulke doorgiftes gelden de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie en aanvullende waarborgen waar nodig.

7. Beveiliging

• Verbindingen met vlak.app en de iOS app verlopen uitsluitend via HTTPS / TLS.
• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen door Supabase Auth (bcrypt/argon2).
• Toegang tot data is afgeschermd met row-level security: een gebruiker kan alleen zijn eigen projecten en bedrijven zien.
• We bewaren scan- en projectdata in een EU-regio bij een verwerker die ISO-27001 gecertificeerd is.

8. Analytics en tracking

In de iOS-app gebruiken we geen analytics of trackers. Op de website gebruiken we Google Analytics om bezoek te meten, maar uitsluitend nadat je daar via de cookiebanner toestemming voor geeft; weiger je, dan wordt er geen analytics geladen. Google is daarbij verwerker en gegevens kunnen naar de Verenigde Staten worden doorgegeven onder passende waarborgen (EU-modelcontractbepalingen). We bouwen geen gedragsprofielen en we delen geen camera-, LiDAR- of locatiedata met derden voor advertentie- of trackingsdoeleinden. Je toestemming kun je op elk moment intrekken door je cookies te wissen.

9. iOS app: camera en LiDAR

De iOS app “VLAK Scanner” vraagt om toestemming voor de volgende functies, uitsluitend om metingen mogelijk te maken:

• Camera en LiDAR: om met Apple RoomPlan / ARKit een 3D-scan van een ruimte te maken. Beelden en sensor-data blijven lokaal op het apparaat tot je expliciet een upload start. Wij gebruiken deze data niet voor gezichtsherkenning, advertenties of analytics.
• Locatie: niet vereist. We vragen niet om locatietoegang.

Je kunt deze toestemmingen op elk moment intrekken via iOS > Instellingen > VLAK Scanner.

10. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten ten aanzien van je persoonsgegevens:

• Inzage: opvragen welke gegevens we van je hebben.
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: je account en bijbehorende gegevens laten verwijderen.
• Beperking: verwerking laten beperken in bepaalde gevallen.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Dataportabiliteit: je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen om mee te nemen.
• Toestemming intrekken: voor verwerkingen waar je toestemming voor hebt gegeven.

Stuur een e-mail naar info@vlak.app om een van deze rechten uit te oefenen. We reageren binnen vier weken.

11. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via info@vlak.app. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Cookies

We gebruiken functionele cookies en lokale opslag die nodig zijn om je ingelogd te houden en je actieve bedrijf te onthouden. Daarnaast plaatsen we — uitsluitend met jouw toestemming via de cookiebanner — analytics-cookies van Google Analytics om bezoek geanonimiseerd te meten (zie hoofdstuk 8). We plaatsen geen advertentiecookies en geen cookies die je over andere websites heen volgen. Meer details staan in ons cookiebeleid.

13. Wijzigingen van dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De versie en de datum bovenaan deze pagina geven aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je per e-mail.

14. Contact

Vragen over privacy of dit beleid? Stuur een e-mail naar info@vlak.app.